[실무] 일잘하는 활동가의 협업 프로그램
들어가며
원활한 자료공유와 빠른 업무 진행 확인, 그리고 투명한 커뮤니케이션을 위해 협업 프로그램이 많이 사용되고 있습니다. 코로나19로 인해 재택근무가 활성화된 요즘 그 중요성이 더욱 커지고 있습니다. 오늘은 효율적이고 투명한 업무 처리를 위한 업무관리 프로그램을 소개해드리고자 합니다.
[협업 프로그램]
● 노션 (NOTION)
그림1. 노션 / 출처: 노션
노션은 “All in one workspace”을 목표로 업무, 개인노트, 워크 프로세스, 프로젝트 관리 등을 목적으로 하는 협업 프로그램입니다. 말 그대로 프로그램 내에서 업무에 필요한 거의 모든 기능을 지원하기 때문에 여러 프로그램을 동시에 사용할 필요 없이 한 번에 업무 진행 및 공유가 가능하다는 장점이 있습니다.
노션에서 간단한 메모 작성이 가능하고, 개인이 새로운 문서 팜플렛을 만들어 문서를 작성할 수 있습니다. 예를 들어, 기금 모음 프로젝트를 진행할 경우 스케쥴 관리표, 업무 일정관리, 아이디어 이미지 등을 한눈에 볼 수 있는 팜플렛을 제작하고 이를 팀원들과 공유할 수 있습니다.
그림2. 노션 업무 공유 / 출처: 노션
일반적으로 워드나 파워포인트 등을 이용해서 팜플렛을 만들 때처럼 새롭게 표를 만들거나 디자인할 필요 없이, 노션 내에 있는 표, 이미지 보드 등을 이용하여 클릭 한 번으로 간단히 팜플렛을 만들 수 있습니다. 혹은 다른 사용자가 이미 만들어 놓은 팜플렛을 무료로 내려받아 활용할 수도 있습니다. 또한, 문서 내에 인터넷 링크를 ‘임베디드’하면 링크를 누르지 않고도 해당 링크 화면을 문서 내에 스크랩할 수 있어 한눈에 파악하기 쉽게 문서를 제작할 수 있습니다. 이렇게 제작한 문서는 팀원들과 자유롭게 공유하며 문서 수정하거나 코멘트를 남길 수 있습니다.
한 개의 프로그램으로 프로젝트 진행 및 공유를 할 수 있고 PC, 모바일로 연동이 매끄럽습니다. 간단하고 직관적인 구성으로 프로그램 사용법을 익히기 쉬운 편인 점도 장점입니다. 노션은 개인 사용자의 경우 무료 이용 가능하며, 팀 사용자인 경우 월 8달러(인당)의 요금이 발생합니다.
▷노션 링크: https://www.notion.so/ko-kr/product
● 플로우 (FLOW)
그림3. 플로우 / 출처: 플로우
플로우는 메신저, 업무 공유, 워크플로우를 지원하는 협업 프로그램입니다. 국내에서 개발된 프로그램인 만큼 국내 조직문화에 친화적인 인터페이스를 가지고 있습니다.
메신저는 조직도를 기반으로 정리되어 연락처, 메일, 내선 번호를 기본으로 업무 메시지를 주고받을 수 있습니다. 프로젝트별로 문서를 개설할 수 있고 캘린더 기능이 있어 일정을 공유할 수 있습니다. 플로우의 가장 큰 특징이자 장점으로 평가받는 워크플로우 기능은 업무 시작과 종료까지 진척상황을 중요도 및 실시간 현황을 한눈에 확인할 수 있습니다. 이를 기반으로 팀원들이 어떤 업무를 맡고 있고 어떻게 진행되고 있는지 빠르게 확인할 수 있어 업무의 효율성을 높일 수 있습니다.
비영리 단체에서 동시다발적으로 다양한 프로젝트를 진행하는 경우, 업무 진행 상황을 긴밀히 공유해야 하는 경우 협업 프로그램을 이용하면 불필요한 커뮤니케이션을 줄이고 빠르고 정확한 업무 처리에 도움을 받을 수 있습니다.
플로우는 비즈니스 베이직을 월 5000원(인당)에 사용할 수 있으나, 아카데미 할인 정책(비영리 교육기관, 학생단체 및 공익재단은 플로우 이용료 50% 할인을 적용)을 운영하고 있으니 참고하시면 좋을 것 같습니다.
▷플로우 링크:
● 잔디
그림4. 잔디 / 출처: 잔디
잔디는 주제별 대화방, 파일 저장공간 드라이브, 일정관리 앱과 연동 기능을 제공합니다. 프로젝트별 대화방을 개설할 수 있고, 캘린더 형태로 할 일을 기록할 수 있습니다. 자체 드라이브를 제공하여 파일을 저장하고, 카테고리별로 나누어 업무별로 정리하여 공유할 수 있습니다. 또한, 구글 캘린더와 연동이 가능해 업무 일정을 한번에 정리할 수 있습니다.
잔디는 저장공간 5GB을 한도로 무료 이용이 가능합니다. 저장공간을 10GB로 늘릴 경우 월 5000원(인당)의 요금이 발생합니다. 소규모의 비영리 단체의 경우 5GB의 공간으로도 충분히 사용이 가능한 수준이기 때문에 온라인 협업 프로그램의 시작으로 이용해보기에 적합한 프로그램입니다. 또한, 교육, 비영리단체, 사회적기업 등의 단체에 60% 또는 30%의 할인 혜택을 제공하고 있으니 참고하시면 좋을 것 같습니다.
▷잔디 링크: https://www.jandi.com/landing/kr
▷노션, 플로우, 잔디 협업 프로그램으로 유사한 기능을 제공합니다. 노션은 사용자가 자유롭게 페이지를 구성할 수 있는 점, 플로우는 효율적인 업무 처리에 최적화된 구성이라는 점, 잔디는 무료로 이용할 수 있다는 특징을 눈여겨볼 수 있습니다.
▷잔디 프로그램의 경우 경기도공익활동지원센터의 “공익활동가 디지털 역량강화교육” 의 일부로 진행된 잔디 프로그램 활용 강의가 있으니 관심 있으신 분들은 확인해보시면 좋을 것 같습니다.
- 동영상 강의링크[3강 공익활동에서 잔디(Jandi)빨 세우기(8/26 15:00~17:00)]
: https://www.gggongik.or.kr/page/archive/archivedata3_detail.php?board_idx=908
● 투두 이스트(TO DOIST)
그림5. 투두 이스트 / 출처: 투드 이스트
투두 이스트는 ‘TO DO’ 즉, 해야할 일을 정리하고 효율적으로 처리할 수 있도록 돕는 프로그램입니다. 해야할 일의 알림, 중요도, 반복 그리고 우선순위를 설정할 수 있습니다. 머릿속에 복잡하게 있는 업무를 명료하게 분류하면서 업무를 빠르고 효율적으로 처리할 수 있습니다. 작업이 끝나면 클릭 한 번으로 해당 작업을 목록에서 삭제할 수 있습니다. 직관적인 디자인과 기능으로 할 일을 추가하고 구분하기 쉽습니다. 나의 작업 목록을 팀원과 공유할 수 있기 때문에 작업의 분장과 진행사항 파악, 정해진 시간에 바로 전달이 가능합니다.
투두 이스트는 개인 및 팀원 5명까지 무료로 사용이 가능합니다. 25명 이상의 인원과 공유할 경우, 월 3달러의 요금제를 이용할 수 있습니다.
▷투두 이스트 링크 : https://todoist.com/ko/
나가며
협업 프로그램을 활용하면 빠른 자료 공유, 클리어한 커뮤니케이션으로 업무 시간을 단축하고 효율적인 업무 처리에 도움이 될 수 있습니다. 특히 프로젝트 업무를 투명하고 효율적으로 진행하는데 장점을 가지고 있습니다. 협업 프로그램별 특징에 따라 활동하는 단체의 성격에 맞는 프로그램을 사용하면 좋을 것 같습니다.
