[실무]팬데믹 시대 성공적인 비대면 행사의 비밀(1)
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들어가며
코로나19 재난 상황이 1년이 넘는 시간 동안 지속 되면서 우리 일상에는 많은 변화가 있었습니다. 오프라인에서 만남이 어려워지고, 온라인을 통해 비대면 만남을 갖기 시작했습니다. 학교 교육, 회사 업무가 온라인을 통해 진행될 뿐만 아니라, 공익활동을 위한 회의, 행사들도 비대면으로 진행되고 있습니다. 비대면 행사는 대면 행사와 다른 특성 때문에 새로운 문제를 이야기하기도 합니다. 이번 웹진에서는 코로나19로 인해 많아진 비대면 행사의 특성, 주의점 그리고 성공적인 진행사례와 시사점을 살펴보고자 합니다.
[비대면 행사의 특성 및 주의점]
그림1. 비대면행사화면 (출처 unsplash)
○ 온라인 접속 프로그램사용의 어려움
비대면 행사를 진행하기 위해서는 “줌(zoom)”과 같은 화상 비디오 통신 프로그램을 사용해야 합니다. 이런 새로운 프로그램에 익숙하지 않은 경우, 행사 참여에 부담을 느끼게 됩니다. 한편 행사에 참석한 참석자일지라도 프로그램 사용법을 숙지하지 못해 접속, 화면 및 음성 조작에 어려움을 겪는경우도 있습니다.
이를 방지하기 위해서는 행사 시작 전 참가자들에게 통신 프로그램 사용법 가이드를 전달하는 것이 권장됩니다. 비디오 및 오디오 설정과 채팅 참여방법 등 기본적인 조작법을 숙지할 수 있도록 행사 1주일 전에 가이드를 전달하는 것이 좋습니다.
○ 저조한 참석률
온라인으로 진행되는 행사의 특성상, 실제 얼굴을 보면서 소통하는 대면 행사에 비해 집중하기 어려운 점이 있습니다. 이렇다 보니 비대면 행사에 대한 거부감 및 의구심을 가진 참석자들도 생겨나고, 온라인 비대면 행사에 참여하는 것을 꺼리는 분위기도 있어 저조한 참석률을 기록하게 되기도 합니다.
비대면 행사의 참석률을 높이기 위해서는 참석자가 만족하는 행사를 기획하는 것이 선행되어야 합니다. 더불어 행사 전 소셜 미디어 내에 행사 홍보물을 지속적으로 노출시키고, 메일 및 문자를 통해 일정 안내를 전달하는 것이 좋습니다.
○ 행사 중 집중력 저하
대면 행사의 경우 물리적으로 한 장소에 묶여있지만, 비대면 행사는 참석자가 비교적 자유롭게 이동할 수 있습니다. 잠시 비디오 화면을 끄고 다른 장소로 이동한다거나, 주변이 시끄러운 곳에서 행사에 접속할 수 있습니다. 이 때문에 온전히 비대면 행사에 집중하지 못할 수 있습니다.
그림2. 행사 중 집중력 저하 (출처 unsplash)
○ 참가자들의 참여 및 소통의 어려움
비대면 행사에서는 통신 및 진행상의 이유로 참석자와 주최 측의 양방향 소통이 제한적입니다. 참석자들 간의 소통 또한 어렵습니다. 이 때문에 일방적인 상호작용을 하게 되고, 의견을 주고받기 어려워 행사 참여가 어렵게 됩니다. 행사 참여가 어려워 지면, 참석자들의 집중도 및 흥미가 낮아지고 결과적으로 행사에 대한 만족도도 낮아질 수 있습니다.
참석자들의 참여와 흥미를 높이기 위해서는 먼저 프로그램 사용법을 숙지할 수 있도록 사전안내가 선행되어야 합니다. 접속이 어려운 경우, 참여에 대한 의지를 쉽게 잃을 수 있기 때문입니다. 또한, 행사 중 참석자들이 참여할 수 있는 이벤트를 열거나 혹은 행사 전 참석자들의 질문을 미리 받아 질의응답을 진행하며 참석자들과 소통을 할 수 있는 순서를 제공하는 것이 좋습니다.
[비대면 행사 사례와 시사점]
앞서 살펴본 비대면 행사의 특성과 주의점을 극복하고, 성공적으로 비대면 행사를 진행한 사례를 소개합니다. 하기의 사례를 통해 성공적인 행사 진행을 위해서 고려해야 하는 부분을 확인해보겠습니다.
그림3. Adobe Summit
○어도비 행사 (Adobe Summit)
Adobe Summit은 사전 녹화된 강연을 라이브 스트리밍(실시간 송출)했습니다. 이를 통해 연사가 더 자신감 있게 강연을 준비하고, 프로그램 오류 가능성이 낮아지고, 편집이 향상될 수 있었습니다. 강연 중 참석자의 실시간 참여가 부족한 단점이 있으나, 참석자가 많은 행사였던 만큼 프로그램의 오류를 줄이고 선명한 화질로 집중도를 높여 행사 만족도를 높일 수 있었습니다. 또한, 연사와 참석자의 시간대(시차, 연사의 스케쥴) 문제를 해결할 수 있었습니다.
이처럼 참석자가 많은 경우, 프로그램 오류가 염려되는 경우에는 원활한 진행을 위해서 연사의 강연은 사전녹화로 진행하고, Q&A 및 피드백을 사전녹화 강연 이후 실시간 라이브로 진행하는 행사 진행을 고려해볼 수 있습니다.
그림4. 구글행사
○구글 시트콘 행사 (Google SheetsCon)
구글 시트콘 행사에서 행사 중 콘테스트 이벤트 참여를 통해 참가자들은 브랜드 이벤트 셔츠와 스티커가 포함된 25개의 스웨그 백 중 하나를 얻을 수 있었습니다. 이를 통해 이벤트 주최자는 브랜드 인지도를 높이고 참석자의 성공적인 참여를 유도했습니다.
참석자가 이벤트에 참여할 수 있도록 행사 중 콘테스트에 대한 짧은 소개 비디오가 참석자에게 표시되었습니다. 이처럼 행사에 집중할 수 있도록 경품이 있는 이벤트를 제공하고, 이를 적극적으로 알려 참여를 높였습니다.
이처럼 행사 내에 참여할 수 있는 작은 이벤트를 만들고, 행사와 관련된 경품을 제공하여 참석자의 집중도 및 참여도를 높일 수 있습니다.
○세일즈포스 월드투어 시드니 (Salesforce World Tour Sydney)
그림5. 세일즈포스 월드투어 시드니
세일즈포스 월드 투어 시드니 비대면 행사에서는 “AppExchange Demo” 라는 이벤트를 개최했습니다. 행사 참가업체 간의 경쟁을 통해 우승자를 선정했습니다. 행사 참석자들의 집중도를 높이기 위해 우승자를 선정하는 투표도 도입했습니다.
이벤트에 참가하는 업체들은 3분 동안 자신의 상품을 시연하고, 참석자들은 시연 후 24시간 안에 투표 전용 링크에 접속하여 투표를 진행했습니다. 우승자는 다음날 트위터에 발표되었습니다.
세일즈포스는 행사 중 이벤트를 통해 참가업체 및 참석자의 관심을 집중시킬 수 있었습니다. 게다가 행사가 종료된 이후에도 우승자를 선발하기 위한 투표가 있었기 때문에, 사람들은 우승자를 확인하기 위해 세일즈포스의 소셜 미디어에 계속 참여하였습니다. 이를 통해 행사에 대한 긍정적인 이미지를 남겼고, 세일즈포스 자신과 참가업체들을 효과적으로 홍보할 수 있었습니다.
이처럼 결과를 궁금하게 만드는 투표 이벤트를 통해 행사 참석자가 행사가 종료된 이후에도 행사에 관심을 끌게 하고, 행사에 대한 긍정적인 이미지를 줄 수 있습니다.
나가며
코로나19로 인해 새롭게 바뀐 비대면 행사는 앞으로도 계속될 전망입니다. 성공적인 비대면 공익활동 행사를 위해 비대면 행사의 특성을 파악하고, 이에 맞춰 참석자의 참여와 집중을 유도할 수 있는 행사의 기획이 꼭 필요한 시점입니다.
