우리에게 반드시 필요한 것 중에 하나가 공문서라는 것은 알겠지만, 공문서라는 단어 자체가 주는 무게감과 어려울 것만 같이 느껴지는 선입견은 어쩔 수 없을 것만 같은데요. 규칙이 너무 세세하고 번잡하여 비능률성을 초래하는 현상을 의미하는 ‘레드 테이프’1)라는 용어의 출발도 공문서였다는 것을 감안하면 무리가 아닐지도 모릅니다. 하지만 사실 공문서 작성 요령은 무엇보다도 일 처리의 효율성을 생각해 구성되어 있습니다. 공문서를 작성하는 이유는 여러 가지가 있지만, 무엇보다도 업무처리에 대한 의사소통이 대화로는 불충분하여 문서가 필요할 때 가장 유용합니다. 만약, 어떤 사안에 대해서 A라는 결론을 내렸는데, 같은 담당자가 기억하지 못하거나 담당자가 교체되는 등 시간이 지났을 때 A라는 결론으로 합의하였다는 증거가 전혀 없다면 몹시 곤란한 상황이 되겠지요? 이 때문에 특히 공적인 업무처리는 형식상 또는 절차상 문서가 필요하고, 이 때문에 공문서가 존재하게 됩니다. 그래서 공문서는 의사의 기록 및 구체화, 의사의 전달, 의사의 보존, 업무의 연결 및 조정, 자료 제공 등의 기능을 하게 됩니다. 무엇보다도 효율이 중요하기 때문에 공문서는 신속 처리의 원칙, 책임처리의 원칙을 준수하여야만 합니다. 또한 공문서는 적법처리의 원칙도 준수해야 하는데, 이는 공문서는 자기가 원하는 형식으로 함부로 변경할 수 없다는 의미입니다. 공문서는 적합한 형식을 준수하여 작성하여야 할 필요가 있습니다. 이 역시 효율성을 준수하기 위해서라고 할 수 있는데요. 누가 업무를 처리하더라도 동일한 양식으로 되어 있는 문서가 있어야 같은 문서에 남아 있는 의사를 전달받고 업무를 연결하여 처리할 수 있겠죠. 현재 공문서에서 가장 표준이 되는 문서는 행정안전부 운영 편람입니다. 한 강사는 어떤 포털 사이트던 검색 한 번만 하면 금세 찾을 수 있다고 귀띔했습니다. 이렇게 쉽게 찾을 수 있는 내용이지만, 관심을 갖고 찾아보지 않으면 알 수 없는 내용을 배울 수 있다는 것만으로도 참석자들의 눈빛이 점점 초롱초롱해지는 것을 느낄 수 있었습니다.

[긴 시간 진행된 교육에도 계속해서 교육에 집중하고 있는 공익활동가들]

공문서의 기본 개념과 공문서의 존재 이유에 대해 들은 이후, 한 강사는 본격적으로 공문서 작성 방법에 대한 강의를 이어 나갔습니다. 행정기관의 의사를 결정하기 위해 문안을 작성하는 것을 기안(起案)이라고 합니다. 기안은 주로 상급자의 지시 사항이나 접수한 문서를 처리하기 위해 법령, 훈련, 예규 등을 근거로 하여 작성하게 됩니다. 이때 무엇보다 중요한 것은 기안의 근거를 밝히는 것인데요. 단순히 센터장의 지시 사항, 팀장님의 지시 사항처럼 근거가 빈약하거나 없는 기안은 전체적인 문서의 인상이 약해지는 결과를 낳게 됩니다. 근거가 명확하게 있다는 말은 사업 활동의 목적, 방향, 실행 방법이 잘 드러난다는 뜻입니다. 이 기안을 작성할 수밖에 없는 이유를 설득력 있게 제시하여야 기안의 의미가 살아난다고 할 수 있습니다. 관련자들이 내용을 쉽게 알 수 있도록 필요한 정보를 골라 입력해야 하는 것은 당연하겠지요?

참석자들 역시 모두 공익활동의 최전선에 있는 이들이어서 그런지 실질적인 도움이 되는 공문서에 대한 설명을 열정적인 자세로 들었습니다. 강사님도 이런 학구열에 보답하듯 열정적으로 기안문의 실제 작성 요령에 대해서 하나하나 설명했습니다. 띄어쓰기를 몇 칸 해야 하는지까지 모두 규정으로 정해져 있는 기안문의 작성 세부 요령을 실제로 기안문을 써야 할 때가 돼서 배운다면 본래 전하려고 했던 내용을 충분히 전달할 수 없겠죠. 참석자들은 모두 이번 기회를 통해 공문서 작성 요령을 확실하게 배울 수 있도록 집중했습니다.

공문서 작성 실무에 대한 수업이 끝난 후, 곧바로 이어서 보고서 작성 스킬에 대한 강의가 이어졌습니다. 보고서는 담당자가 상사에게 특정 업무의 계획, 내용, 진행 상황, 결과, 대응 방안 등을 보고하기 위해 작성한 문서를 말합니다. 이 보고서에는 논리성을 바탕으로 구체적인 실행 계획을 포함해 정보를 공유함과 동시에 설득, 해결을 목표로 하는 것이 바로 보고서입니다. 보고서에서 가장 중요한 것은 선입견을 가지지 않고, 사실을 기반으로 작성하는 것입니다. 그래서 보고서에는 객관적인 수치, 신빙성 있는 자료를 함께 제시해야만 합니다. 이러한 근거들이 뒷받침되지 않으면 그 보고서는 자연스레 설득력을 잃게 되기 때문입니다.

올바른 보고서를 작성하기 위해 무엇보다도 가장 우선해야 할 것은 보고서를 써야만 하는 상황을 포착하여 보고서에 담아내는 것입니다. 기존의 상황을 정리한 내용만 있고, 문제 해결의 필요성과 구성 없이 보고서를 작성하게 되면, 당장의 형편을 알려줄 수는 있지만 그 문제를 해결하기 위한 능동적 대처는 어려워집니다. 그건 우리가 몸담은 공동체의 발전을 저해하게 됩니다. 보고서는 마주한 문제점의 현황과 그 해결을 위한 것이라고 할 수 있겠습니다.

보고서가 무엇인지 알았다면, 보고서를 구성하는 항목에 대해 알아보아야겠죠? 보고서는 보고서를 읽는 사람이 제안자가 생각하는 문제점과 그 해결 방안에 자연스럽게 공감할 수 있도록 논리적으로 구성되어 있어야 합니다. 우선 개요를 육하원칙으로 정리합니다. 여기에는 과제명, 참석자, 장소, 주요 내용 등이 포함되어야 합니다. 이후에는 해당 보고서를 추진하게 된 배경과 목적을 밝힙니다. 보고서를 작성하게 된 계기, 필요성 등은 현재 이슈와 쟁점을 밝히는 것이고 이후 목적은 업무 수행이 무엇을 위해서 진행되는 것인지를 명확하게 하는 것입니다. 이후에는 현황과 문제점을 상세하게 밝힙니다. 객관적인 통계와 설문을 활용하여 현재까지의 사실관계를 밝히는 것이죠. 이후에는 이런 문제 상황을 타개할 방안을 구체적으로 밝히고, 그 효과성을 입증합니다. 여기에 기대 효과와 향후 계획을 함께 밝히면 더 좋겠죠? 강사님은 보고서를 작성하는 과정을 자세히 설명하기 위한 예시를 들어가면서 자세히 설명해 주셨습니다.